O que é Gestão de Mudanças e como ela funciona?

Embora às vezes seja chamado do lado “soft” da mudança, gerenciar o lado humano da mudança geralmente é o componente mais desafiador e crítico de uma transformação organizacional. 

Considere como um exemplo de mudança organizacional, uma fusão ou aquisição. O lado técnico da mudança certamente é bastante complexo. Você deve definir os recursos financeiros do negócio, integrar sistemas, introduzir novos processos, tomar decisões sobre a estrutura da nova organização e muito mais. Mas, fazer com que os colaboradores participem, adotem e usem efetivamente as mudanças que estão sendo introduzidas é o que define o sucesso ou o fracasso da sua iniciativa.  

Por quê? As pessoas precisarão realizar seus trabalhos de maneira diferente e muitas vezes se comportar de maneira diferente. O grau em que as pessoas mudam seus comportamentos e adotam novos processos, ferramentas e as novas maneiras de trabalhar tem um impacto significativo na iniciativa de mudança. É por isso que o lado “soft” da mudança pode ser o lado mais difícil da mudança. 

Felizmente, com Gestão de Mudanças – a aplicação de uma abordagem estruturada e um conjunto de ferramentas para liderar o lado humano da mudança, você pode causar um grande impacto no sucesso geral do seu projeto ou iniciativa de mudança e contribuir para alcançar os resultados desejados. 

 

O lado humano da mudança 

A Gestão de Mudanças aborda o lado humano da mudança. Criar uma nova organização, projetar novos processos de trabalho e implementar novas tecnologias podem nunca alcançar todo o potencial se as pessoas não estiverem engajadas. Isso porque o sucesso financeiro depende de quão completamente as pessoas da organização abraçaram a mudança. 

A Gestão de Mudanças é a aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para liderar o lado humano da mudança com o propósito de alcançar um resultado desejado. Em última análise, a Gestão de Mudanças concentra-se em como ajudar as pessoas a se envolver, adotar e usar uma mudança em seu trabalho diário. 

Ao definir a Gestão de Mudanças, nós a reconhecemos como um processo e uma competência. 

 

A Gestão de Mudanças como um processo 

O Processo de Gestão de Mudanças permite que os profissionais dentro da organização alavanquem e dimensionem as atividades de Gestão de Mudanças que ajudam as pessoas e os grupos impactados a passar por suas transições individuais. A Metodologia Prosci inclui um processo robusto e baseado em pesquisa chamado Prosci 3-Phase Process: 

Durante a Phase 1 – Prepare Aproach, perguntamos e respondemos: 

• O que estamos tentando alcançar? 

• Quem precisa fazer o trabalho diferente e como? 

• O que será preciso para alcançar o sucesso? 

 

Durante a Phase 2 – Manage Change, perguntamos e respondemos: 

• O que faremos para preparar, equipar e apoiar as pessoas? 

• Como estamos nos saindo? 

• Quais ajustes precisamos fazer? 

 

E durante a Phase 3 – Sustain Outcomes, perguntamos e respondemos: 

• Agora, onde estamos? Já acabamos? 

• O que é preciso para garantir que a mudança permaneça? 

• Quem vai assumir a propriedade e manter os resultados? 

 

Gestão de Mudanças como Competência 

No nível organizacional, a Gestão de Mudanças é uma competência de liderança para habilitar mudanças dentro da organização. É também uma capacidade estratégica projetada para aumentar a capacidade de mudança e de resposta da organização. 

Para os líderes seniores, a competência de Gestão de Mudanças significa ser capaz de liderar mudanças para a organização, incluindo ser um patrocinador eficaz da mudança e demonstrar comprometimento com a mudança, tanto no nível individual quanto no nível organizacional. Para os líderes intermediários, a competência está relacionada ao coaching eficaz dos colaboradores em suas jornadas de mudança. Embora a competência varie de acordo com seu envolvimento com a mudança, as organizações são mais eficazes e bem-sucedidas quando constroem competências de Gestão de Mudanças em todos os níveis. 

A Gestão de Mudanças não é apenas comunicação e treinamento, nem mesmo simplesmente gerenciar a resistência. Ela segue um processo estruturado e aplica um conjunto holístico de ferramentas que impulsionam as mudanças individuais e organizacionais bem-sucedidas. 

 

Por que precisamos de Gestão de Mudanças? 

Existem inúmeras razões para aplicar uma Gestão de Mudanças eficaz em seus esforços de grande e pequena escala. Aqui estão as três principais razões:

 

1. A mudança organizacional acontece com uma pessoa de cada vez 
2. Ignorar o lado humano da mudança custa caro 
3. Gestão de Mudanças aumenta a probabilidade de sucesso 

 

A mudança organizacional acontece com uma pessoa de cada vez 

É fácil pensar na mudança apenas na perspectiva organizacional. Quando consideramos uma fusão ou uma aquisição, por exemplo, podemos nos concentrar nos recursos financeiros, na integração de dados e sistemas e nas mudanças de local físico. No entanto, a mudança organizacional de qualquer tipo ocorre com uma pessoa de cada vez. Isso porque uma mudança em toda a organização só ocorre quando o André, o Carlos e a Diana fazem seu trabalho de maneira diferente. 

As organizações não mudam, as pessoas sim. É o impacto cumulativo da mudança individual bem-sucedida que traz a mudança organizacional bem-sucedida. Se as pessoas não fizerem mudanças em seu trabalho diário, um esforço de transformação organizacional não produzirá resultados. 

 

Ignorar o lado humano da mudança custa caro 

Gerenciar mal ou ignorar o lado humano da mudança tem muitas consequências: 

• A produtividade diminui em maior escala por um período mais longo do que o necessário;

• Os líderes intermediários não estão dispostos a dedicar tempo ou recursos para apoiar a mudança.

• As principais partes interessadas não aparecem nas reuniões; 

• Os fornecedores começam a sentir o impacto e a ver a interrupção causada pela mudança; 

• Os clientes sentem os impactos negativos de uma mudança que não deveria ter sido nem mesmo percebida por eles; 

• Os colaboradores sofrem e as divisões entre “nós” e “eles” começam a surgir; 

• Estresse, confusão e fadiga aumentam; 

• Os colaboradores mais valiosos deixam a organização. 

Os projetos também sofrem com prazos perdidos, orçamentos estourados, retrabalho e até abandono. Essas consequências têm impactos tangíveis na saúde do projeto e na organização. Felizmente, você pode mitigar esses problemas ao implantar uma abordagem estruturada para o lado humano da mudança. 

 

A Gestão de Mudanças aumenta a probabilidade do sucesso 

Um volume crescente de dados mostra o impacto que a Gestão de Mudanças eficaz tem na probabilidade de um projeto atingir os objetivos. A Pesquisa de Melhores Práticas em Gestão de Mudanças da Prosci revela que 93% dos participantes com excelente Gestão de Mudanças atingiram ou superaram os objetivos, enquanto apenas 15% daqueles com Gestão de Mudanças ruim atingiram ou superaram os objetivos. 

Em outras palavras, projetos com excelente Gestão de Mudanças tiveram seis vezes mais probabilidade de atingir os objetivos do que aqueles com Gestão de Mudanças ruim. O que pode ser mais esclarecedor sobre a pesquisa é que uma Gestão de Mudanças ruim ou fraca significa melhor sucesso do que não aplicar nenhuma Gestão de Mudanças. 

A pesquisa também mostra uma correlação direta entre a Gestão de Mudanças eficaz e permanecer dento do cronograma e do orçamento. 

Gestão de Mudanças Individuais Vs. Organizacionais 

A perspectiva individual é uma compreensão de como as pessoas experimentam a mudança. O Prosci ADKAR Model descreve uma mudança individual bem-sucedida quando as pessoas conseguem alcançar estes cinco blocos de construção: 

Se um indivíduo fica preso em um bloco de construção e não consegue progredir sequencialmente pelo modelo, a mudança não será tão bem-sucedida. O objetivo de liderar o lado humano da mudança é garantir que as pessoas tenham Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço. 

 

Gestão de Mudanças Organizacionais 

A perspectiva organizacional da Gestão de Mudanças é o processo e as atividades que as equipes de projeto usam para apoiar as mudanças individuais bem-sucedidas. Se o ADKAR Model descreve o que um indivíduo precisa fazer para alcançar uma mudança com sucesso, a Gestão de Mudanças Organizacionais é o conjunto de ações que ajudam a construir a Consciência, o Desejo, o Conhecimento, a Habilidade e o Reforço em toda a organização. A Metodologia Prosci é baseada em mais de duas décadas de pesquisa e inclui avaliações e estratégias para apoiar os Planos de Gestão de Mudanças direcionados: 

• Plano Mestre de Gestão de Mudanças

• Plano ADKAR

• Planos Principais 

• Plano de Patrocínio 
• Plano de Liderança

• Planos de Atividades 

• Plano de Comunicação 
• Plano de Treinamento 

• Possíveis Planos Complementares 

• Plano de Sustentação 
• Plano de Gestão da Resistência 
• Plano de Rede de Agentes de Mudança 
• Plano de Influenciadores 
• Plano de Coalizão de Patrocínio 
• Plano de Super usuário 
• Outros planos customizados 

 

Papéis em Gestão de Mudanças 

O praticante de Gestão de Mudanças é como o diretor de uma peça de teatro, que trabalha nos bastidores para capacitar os atores no palco. Como facilitador de mudanças, o profissional trabalha para desenvolver a estratégia e os planos de Gestão de Mudanças, ao mesmo tempo em que apoia e equipa os líderes seniores e os líderes intermediários para cumprir seus respectivos papéis exclusivos, voltados para os colaboradores. 

Por exemplo, a pesquisa mostra que os colaboradores preferem receber as mensagens organizacionais sobre as mudanças dos seus líderes no topo da organização. Quando as mensagens são sobre os impactos da mudança em seu trabalho diário, o emissor preferido é o líder direto. 

O trabalho do profissional de Gestão de Mudanças é permitir que os líderes seniores e os líderes intermediários desempenhem esses e outros papéis voltadas para os colaboradores de forma eficaz. Em tempos de mudança, a eficácia dos líderes em desempenhar seus papéis determinará se um projeto ou iniciativa de mudança terá sucesso ou fracasso. 

Como você pode alcançar mudanças bem-sucedidas 

O que você pode fazer para se tornar um líder de mudanças mais eficaz? Comece aplicando Gestão de Mudanças em seus projetos ou iniciativas de mudança e construa competências em sua organização. Esses são os primeiros passos para garantir que os projetos entreguem os resultados pretendidos. 

O lado humano da mudança não é o lado “soft” da mudança, é o lado difícil da mudança. Investir tempo e energia para gerenciar o lado humano de seus esforços organizacionais vale muito a pena em termos de sucesso e evita os inúmeros custos que afligem mudanças mal gerenciadas.