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3-PHASE PROCESS – Entregando resultados em projetos

O processo de Gestão de Mudanças Organizacional da Prosci foi introduzido após anos de pesquisa com organizações de todo o mundo. A metodologia inclui assessments, ferramentas, planos e modelos baseados em pesquisa para apoiar cada fase, bem como orientações para completar cada etapa de forma mais eficaz.

É construído em três fases para que o profissional responsável pela gestão de mudanças possa atuar:

 

 

FASE 1 – PREPARING FOR CHANGE

 

A Fase 1 – Preparing for Change – Preparação da Mudança – traz diagnósticos e informações importantes para que na próxima fase os planos de gestão de mudanças sejam construídos de forma adequada à realidade, necessidade e cultura do projeto e da mudança.

Ela responderá as seguintes perguntas:

“Quanto de Gestão de Mudanças esse projeto precisa?”
“Qual o ritmo da gestão de mudanças?”
“A gestão de mudanças deve ser construída no formato tradicional, para projetos ágeis, para projetos disruptivos ou para projetos de cunho incremental?”
“Quem é impactado pela mudança?”
“Todos são impactados da mesma forma ou em aspectos e intensidade diferentes?”
“Quem são os patrocinadores que precisamos envolver, em nível primário e secundário, para que essa mudança seja bem-sucedida?”

Os resultados dessa fase são:

PERFIL DAS CARACTERÍSTICAS DA MUDANÇA

Informações sobre a mudança: tamanho, escopo e impacto.

PERFIL DOS ATRIBUTOS ORGANIZACIONAIS

Visão da organização e dos grupos que estão sendo impactados e de quaisquer atributos específicos que possam contribuir para os desafios de mudança. Um visão de agilidade de mudança da organização.

ESTRUTURA DA EQUIPE DE GESTÃO DE MUDANÇAS

Quantos recursos de gestão de mudanças são necessários para o esforço e onde eles estão posicionados em relação à equipe e ao patrocinador do projeto.

AVALIAÇÃO DE SPONSORS

Proporciona uma compreensão dos sponsors em toda a organização que precisarão atuar como patrocinadores da mudança. Aqui também identificamos possíveis desafios com certos líderes e começamos a formular planos para que eles entrem no ritmo do projeto e possam patrocinar ativamente a mudança.

AVALIAÇÃO DOS IMPACTOS

Identifica os grupos de indivíduos impactados pela mudança, de que forma estão sendo impactados e desafios exclusivos que você pode enfrentar com esses grupos no projeto.

ESTRATÉGIA DE GESTÃO DE MUDANÇAS

Com base nas avaliações nessa fase, uma estratégia que escala o esforço de Gestão de Mudanças alinhada com o tipo e o tamanho da mudança é desenvolvida.

FASE 2 – MANAGING CHANGE

A Fase 2 – Managing Change – Gerenciamento da Mudança –  centra-se na criação de planos de acordo com os resultados da fase anterior que irão integrar-se ao plano do projeto. Esses planos de Gestão de Mudanças articulam com as etapas da mudança individual – ADKAR – para apoiar os indivíduos que estão sendo afetados pelo projeto.

Com base na pesquisa da Prosci, existem cinco planos que auxiliarão as pessoas da organização a se movimentarem em prol da mudança:

PLANO DE COMUNICAÇÃO

As comunicações são uma parte crítica do processo de mudança. Este plano articula mensagens-chave que precisam ir para vários públicos impactados. Ele também determina quem enviará as mensagens e quando, assegurando que os empregados ouvirão as comunicações sobre a mudança pelas pessoas que têm credibilidade e no momento certo.

SPONSOR ROADMAP (PLANO DE SPONSORS)

O Sponsor Roadmap descreve as ações necessárias do principal patrocinador do projeto e a coalizão de patrocinadores em toda a empresa. A fim de ajudar os executivos a serem sponsors ativos e visíveis da mudança, fornecemos detalhes sobre quando e onde precisamos que estejam presentes, quais comunicações devem enviar e com quais pares em toda a coalizão precisam se alinhar para apoiar a mudança.

PLANO DE TREINAMENTO

O treinamento é uma parte necessária na maioria das mudanças e é fundamental para ajudar as pessoas a desenvolverem os conhecimentos e habilidades que precisam para trabalhar de uma nova maneira. O plano identifica quem precisará de treinamento e quando. É importante que as ações sejam sequenciadas de forma a permitir a construção de consciência e desejo das pessoas antes de serem enviadas ao treinamento.

PLANO DE COACHING (PLANO DE LÍDERES)

O plano de coaching descreve como você desenvolverá líderes para gerenciarem a mudança com suas próprias equipes. Os líderes podem desempenhar um papel importante na ajuda aos esforços de Gestão de Mudanças, mas eles precisam ser tratados primeiro como empregados e ter ajuda para trabalhar com seu próprio processo de mudança. Então, você pode fornecer informações e ferramentas para eles trabalharem com o processo de mudança de seus times.

PLANO DE GESTÃO DA RESISTÊNCIA

O plano de gestão da resistência fornece uma estratégia para endereçar proativamente ou reativamente as resistências existentes nas equipes. No início de um projeto, é importante antecipar possíveis áreas de resistência para que sejam identificadas e direcionadas. Isso pode evitar a resistência antes que ela se torne um problema. O plano de gestão da resistência também deve incluir o processo e atividades para identificar, compreender e enfrentar as resistências que surgem durante toda a vida do projeto.

 

FASE 3 – REINFORCING CHANGE

 

Igualmente crítica, porém mais frequentemente negligenciada, a Fase 3 – Reinforcing Change – Reforço da Mudança– cria mecanismos de acompanhar, monitorar, auditar e rever a atuação da gestão de mudanças ao longo de toda a iniciativa de mudança.

O objetivo é perceber o quão bem a mudança está acontecendo, e como os empregados estão fazendo seu trabalho da nova maneira, identificando e corrigindo as lacunas, mas também celebrando os sucessos.

Nesse sentido, a Prosci desenvolveu o Change Scorecard, que ajuda a gestão de mudanças a acompanhar os resultados pelo Desempenho Organizacional, Individual e as atividades da própria atuação.

 

 

Isso inclui:

AVALIAÇÃO DE MUDANÇAS DE COMPORTAMENTO

À medida que a mudança está sendo implementada e a solução do projeto está em andamento, é importante estabelecer medidas para ver se as pessoas realmente estão fazendo seu trabalho de uma nova maneira. Essas medidas serão exclusivas para cada projeto e com base em quais novos comportamentos são exigidos aos empregados no estado futuro.

PLANOS DE AÇÕES CORRETIVAS

Se as lacunas são identificadas e as pessoas não estão adotando e usando completamente a nova maneira de trabalhar, a equipe de mudança e projeto deve agir para corrigir. É importante lembrar do ADKAR® MODEL nessa fase, identificando com precisão por que as pessoas podem não estar abraçando a mudança e abordando a causa raiz da lacuna.

MECANISMOS DE REFORÇO

Como as pessoas estão fisicamente ligadas ao hábito, é comum que, mesmo que possam mudar com sucesso, retomem seus velhos hábitos, a menos que haja medidas específicas para impedir que isso ocorra. Os mecanismos de reforço podem incluir medições contínuas de conformidade, treinamento e coaching.

ABORDAGENS DE RECONHECIMENTO INDIVIDUAL E EM GRUPO

É de grande importância reconhecer o trabalho árduo que as pessoas fizeram para abraçar a mudança. Toda pessoa e organização são diferentes, por isso é importante procurar meios de reconhecimento que irão ressoar e fazer sentido no contexto, momento e cultura.

CELEBRAÇÕES DE SUCESSO

Além de reconhecer as conquistas de indivíduos e grupos que mudaram com sucesso, é importante destacar publicamente os resultados da mudança e proporcionar oportunidades para comemorar o trabalho árduo realizado para chegar a um novo estado futuro.

REVISÃO PÓS-AÇÃO

Como é comum no gerenciamento de projetos, uma revisão pós-ação dos esforços de gestão de mudanças ajuda a identificar os pontos fortes a serem replicados em projetos futuros, bem como áreas onde ações diferentes devem ser tomadas para gerar um resultado mais efetivo.

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