O que é Gestão de Mudanças?

Com que frequência pessoas e colegas de trabalho perguntam a você: “O que é gestão de mudanças?” Embora muitos de nós saibamos intuitivamente o que é gestão de mudanças, podemos ter dificuldade em defini-la de forma sucinta para os outros. 

 

Definindo Gestão de Mudanças 

 A Prosci define gestão de mudanças como a aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para liderar o lado humano da mudança para alcançar um resultado desejado. Ao definir a gestão de mudanças para outros, é útil conversar sobre ela no contexto de dois conceitos intimamente relacionados: a mudança em si e a gestão de projetos. 

 

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Por que as organizações que adotam e aplicam gestão de mudanças têm até seis vezes mais chances de obter sucesso em projetos e iniciativas? 

 

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A mudança em si 

Uma mudança é o projeto, iniciativa ou solução que está sendo introduzida na organização para melhorar a forma como o trabalho é feito, resolver um problema ou aproveitar uma oportunidade. Praticamente qualquer projeto, iniciativa ou solução que melhore uma organização irá afetar a forma como os colaboradores realizam seu trabalho diário. Os 10 Aspectos do Impacto da Mudança da Prosci descrevem como uma pessoa ou grupo pode ser impactado por uma mudança: 

A ideia de se tornar “mais competitiva” ou “mais próxima do cliente” ou “mais eficiente” pode ser a motivação para uma organização mudar, mas em algum momento, esses objetivos devem ser traduzidos em impactos específicos nesses processos, sistemas, ferramentas, etc. É aí que entram gestão de projetos e gestão de mudanças.

 

Gestão de projetos e Gestão de mudanças 

Não basta apenas definir a mudança e esperar que ela aconteça. Uma mudança bem-sucedida começa com uma compreensão do que deve ser feito para que a mudança aconteça, bem como com muito trabalho. Gestão de projetos e gestão de mudanças são disciplinas separadas aplicadas às mudanças organizacionais para melhorar a probabilidade de sucesso e o retorno do investimento (ROI). Essas disciplinas distintas, mas intimamente entrelaçadas, são necessárias para trazer uma mudança à vida. 

 

GESTÃO DE PROJETOS – O LADO TÉCNICO DA MUDANÇA 

De acordo com o Guia PMBOK® do Project Management Institute, gestão de projetos é o uso de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas específicas para entregar algo de valor às pessoas. 

Embora gestão de projetos seja normalmente associada a uma abordagem tradicional em cascata (Waterfall), existem várias maneiras de entregar projetos. Gestão de mudanças pode funcionar em conjunto com qualquer metodologia de gestão de projetos, como Agile, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall e PRINCE2. 

Independentemente da abordagem usada para projetar a solução técnica, gestão de mudanças se concentra em preparar, equipar e apoiar os indivíduos a adotarem e usarem as mudanças. 

 

GESTÃO DE MUDANÇAS – O LADO HUMANO DA MUDANÇA 

Gestão de mudanças é a aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para liderar o lado humano da mudança para alcançar um resultado desejado. Aplicamos gestão de mudanças para ajudar os indivíduos impactados por uma mudança a fazer transições pessoais bem-sucedidas que lhes permitam se envolver, adotar e usar a mudança. 

Tanto gestão de projetos quanto gestão de mudanças suportam mover uma organização de um estado atual (como as coisas são feitas hoje), através de um estado de transição, para um estado futuro desejado. Gestão de projetos concentra-se nas tarefas necessárias para projetar, desenvolver e entregar com sucesso o projeto, a iniciativa ou a solução técnica. Gestão de mudanças se concentra nas pessoas impactadas por essa mudança e permite que elas se envolvam, adotem e usem a mudança. 

Para projetos iterativos, os resultados são alcançados por meio de ciclos repetidos ou releases de mudanças, com cada ciclo se movendo em direção ao resultado final pretendido. A gestão de projetos iterativa é normalmente associada a abordagens ágeis para projetar, desenvolver e entregar soluções. Gestão de mudanças acompanha a abordagem de gestão de projetos e se concentra em preparar, equipar e apoiar indivíduos para adotarem e usarem as mudanças, independentemente de serem entregues de forma iterativa ou sequencial.

Observe que o lado técnico não significa necessariamente “tecnológico”. Embora os projetos às vezes sejam de natureza tecnológica, o lado técnico se aplica a todas as mudanças. Isso inclui mudanças de cultura, fusões e aquisições, atualizações de políticas e outros projetos ou iniciativas que podem ou não envolver tecnologia. 

Qualquer mudança organizacional terá um lado técnico e um lado humano, e cada um requer recursos e ferramentas separados para concretizar a mudança. 

Disciplina e Foco	Processos de exemplo	Ferramentas
Gestão de projetos (lado técnico)      Projetar, desenvolver e entregar a solução	Gestão de Projeto Instituto Domains    Desempenho de Stakeholders  Desempenho do grupo  Abordagem de Desenvolvimento e Desempenho do Ciclo de Vida  Desempenho do planejamento  Desempenho do Trabalho do Projeto  Desempenho da entrega  Desempenho da mensuração  Gestão de incertezas	Declaração de trabalho  Termo de abertura do projeto  Business case  Estrutura analítica do projeto e/ou backlog do projeto  Estimativas de orçamento  Alocação de recursos  Cronograma de marcos (por exemplo, gráfico de Gantt ou planejamento de sprint-release)  Acompanhamento  Identificação e mitigação de riscos  Relatórios de desempenho e de conformidade
Gestão de mudanças* (lado humano)    Habilita as pessoas para que se envolvam, adotem e usem a mudança  (*Metodologia Prosci)	Prosci 3-Phase Process:    Phase 1 – Prepare Approach  Phase 2 – Manage Change  Phase 3 – Sustain Outcomes	ADKAR Model para mudança individual  Prosci Change Triangle (PCT)  ADKAR Blueprint  Plano de Patrocínio  Plano de Liderança  Plano de Comunicação  Plano de treinamento  Planos extendidos, conforme necessário

OBJETIVOS DE CADA EQUIPE 

A equipe de gestão de projetos trabalha para avançar o lado técnico da mudança do ponto A para o ponto B. Essas atividades gestão de projetos se aplicam aos processos, sistemas, ferramentas etc. impactados pela mudança, o que significa que o trabalho das pessoas será afetado. 

A equipe de gestão de mudanças trabalha para ajudar os indivíduos impactados pela mudança a apoiarem ou aceitarem a mudança de bom grado, assumirem a mudança como sua e aplicarem a mudança conforme o esperado (ou seja, se engajar, adotar e usar a mudança). 

O exemplo abaixo mostra a transição do trabalho (a) para o trabalho (b). 

O objetivo de gestão de projetos é usar recursos de forma eficaz para projetar, desenvolver e entregar o projeto, iniciativa ou solução. O objetivo de gestão de mudanças é ajudar cada indivíduo impactado pela mudança a fazer uma transição bem-sucedida, de acordo com os requisitos da mudança. 

 

ELEMENTO	OBJETIVO
A mudança em si	Melhorar a organização de alguma forma, como por exemplo, reduzindo custos, melhorando a receita, resolvendo problemas, aproveitando oportunidades, alinhando trabalho e estratégia ou simplificando o fluxo de informações dentro da organização (ou seja, o projeto, iniciativa ou solução).
Gestão de Projetos	Realizar os objetivos do projeto e os benefícios organizacionais da mudança bem-sucedida, projetando, desenvolvendo e entregando a solução técnica – considerando as restrições de tempo, custo e escopo – e utilizar os recursos de forma eficaz (ou seja, gerenciar o lado técnico da mudança).
Gestão de Mudanças	Realizar os objetivos do projeto e os benefícios organizacionais, aplicando uma abordagem sistemática para ajudar as pessoas impactadas pela mudança a passar por suas transições individuais, para que possam se envolver, adotar e usar com sucesso uma solução (ou seja, gerenciar o lado humano da mudança).

 

DIMENSÃO DE GESTÃO DE MUDANÇAS E GESTÃO DE PROJETOS 

Quase todas as iniciativas ou projetos organizacionais requerem algum nível de gestão de projetos e gestão de mudanças. Existem muito poucos casos em que você não precisará de ambas as disciplinas. Cada um dos projetos abaixo precisa de gestão de projetos e gestão de mudanças separados, além de implantar a mudança em si: 

 

1. Implantação de uma solução Enterprise Resource Planning (ERP) em toda a organização 
2. Reengenharia dos processos de trabalho e scripts de contato de seus agentes de call center 
3. Integração de duas organizações e seus sistemas de informação após uma fusão ou aquisição 
4. Implementação de novas ferramentas de colaboração virtual para uma força de trabalho distribuída 
5. Desenvolvimento de um novo canal de vendas 

 

Gestão de projetos e gestão de mudanças parecem ser iguais para todas as iniciativas? Normalmente, não. Embora a maioria das iniciativas precise de pelo menos uma, cada disciplina funciona melhor quando personalizada para sua situação, organização, cultura e história, e a mudança específica que você está implementando. 

A quantidade e o tipo de gestão de projetos de que você precisa dependerá da complexidade, do grau de mudança e da flexibilidade necessária no design da solução. A quantidade de envolvimento de gestão de mudanças necessária dependerá do grau de interrupção no trabalho diário de cada pessoa. Também depende dos atributos organizacionais, como cultura, sistema de valores e histórico de mudanças passadas. 

 

INTEGRANDO GESTÃO DE MUDANÇAS E GESTÃO DE PROJETOS 

Embora sejam disciplinas distintas, gestão de mudanças e gestão de projetos estão integrados na prática. As etapas e atividades se movem em uníssono à medida que as equipes trabalham para progredir do estado atual para o estado futuro desejado. 

 

Planejamento das atividades de gestão de mudanças e de gestão de projetos 

Como exemplo, considere as atividades que ocorrem durante a fase de planejamento de um projeto ou iniciativa. 

 

Gerentes de projeto: 

 

• Identificam os marcos e atividades que devem ser concluídos
• Planejam os recursos necessários e como eles trabalharão juntos
• Definem o escopo do que fará e não fará parte do projeto 

 

Praticantes de gestão de mudanças: 

• Criam mensagens-chave que devem ser comunicadas 
• Trabalham com patrocinadores para construir coalizões ativas e visíveis de líderes seniores 
• Argumentam para os colaboradores impactados sobre por que a mudança é necessária

Os projetos mais eficazes integram essas atividades em um único plano de projeto. 

A COMPREENSÃO TRAZ BENEFÍCIOS 

 

Pode ser difícil distinguir entre a mudança, gestão de projetos e gestão de mudanças. Na prática, esses três componentes estão intimamente interligados para entregar um resultado positivo para a organização. Mas entender as distinções torna muito mais fácil solucionar problemas quando uma mudança não está avançando conforme o esperado. 

 

Por exemplo, os desafios são relacionados: 

 

• Ao desenho da mudança (o projeto, iniciativa ou solução em si)? 
• Ao processo técnico, atividades ou recursos (gestão de projetos)?
• A como os indivíduos estão aceitando ou resistindo à mudança (gestão de mudanças)? 

 

Quando você entende as diferenças entre a mudança, gestão de projetos e gestão de mudanças, a identificação de ações corretivas fica clara. E quando você sabe o que cada componente está trabalhando para alcançar, definir gestão de mudanças para os outros não é mais difícil.